ODZYSKIWANIE DANYCH – JEDYNY RATUNEK DLA BIUR RACHUNKOWYCH

Utrata danych wykorzystywanych przez firmę w prowadzonej działalności może stanowić duży problem. Zdecydowanie większy kłopot powstaje, kiedy tracimy dane należące nie tylko do nas, ale również do dużej grupy naszych klientów.

Z takim zmartwieniem mogą borykać się organizacje, które przetwarzają dane należące do ich kontrahentów, np. firmy hostingowe, centra przetwarzania danych, czy biura rachunkowe. Te ostatnie gromadzą duże ilości danych finansowo – księgowych, w postaci faktur, rozrachunków, wyciągów, zestawień, deklaracji podatkowych. Oczywiście większość danych źródłowych biura rachunkowe i ich klienci przechowują w wersji papierowej, jednak w przypadku utraty danych elektronicznych, ponowne ich wprowadzenie do systemu informatycznego może być niezwykle kłopotliwe. W zależności od rozmiaru pojedynczej firmy – klienta biura rachunkowego oraz generowanej każdego miesiąca ilości faktur, ponowne wpisanie danych do aplikacji może być bardzo czasochłonne. Do tego dochodzą uwarunkowania związane z księgowaniem poszczególnych dokumentów, tak by ponownie osiągnąć ten sam co poprzednio wynik. Zapisy muszą się bowiem zgadzać z deklaracjami złożonymi już w urzędach skarbowych, Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, Urzędzie Statystycznym oraz innych instytucjach.

Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych
Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieżąco. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone:
– rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty
– bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych
– sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych
– na bieżąco, m.in.  jeżeli pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych

Odzyskiwać czy odtwarzać
Każde biuro rachunkowe obsługuje zwykle dziesiątki klientów. W przypadku utraty danych można próbować zacząć księgowanie przy użyciu komputera praktycznie od zera, jednak nie da się tego zrobić poprawnie bez jakichkolwiek danych początkowych.
W takich sytuacjach biuro rachunkowe staje często przed ogromnym dylematem – odzyskiwać czy odtwarzać dane ze źródeł papierowych. Uzupełnienie komputerowego systemu księgowego jest bardzo czasochłonne, wymaga też wielkiej precyzji – nawet niewielka omyłka przy wprowadzaniu informacji, może wpłynąć na cały wynik. A odnalezienie błędu w gąszczu cyfr, to jak szukanie igły w stogu siana. By oszukać czas, w celu przywrócenia poprzednich zapisów, można zlecić pace związane z wprowadzaniem danych kilku wynajętym do tego celu osobom, a główny księgowy tylko dokona na nich operacji rachunkowych. Trzeba jednak pamiętać, że biuro rachunkowe prócz konieczności ponownego zarchiwizowania utraconej zawartości, musi również na czas przeanalizować i obrobić bieżącą dokumentację. W przypadku utraty danych, księgowy ma zatem do wykonania podwójną pracę. A terminy ustawowe na składanie dokumentacji są bezlitosne  i nieprzekraczalne, zaś za uchybienie terminu urząd może nałożyć karę.

Odpowiedzialność karna za nierzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych
Z przepisu art. 23 ustawy o rachunkowości wynika obowiązek dokonywania zapisów w księgach rachunkowych w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu. Za naruszenie przepisów, w szczególności za nieprowadzenie ksiąg rachunkowych, prowadzenie ich wbrew przepisom ustawy lub podawanie w tych księgach nierzetelnych danych grozi kara grzywny lub kara pozbawienia wolności do lat 2, albo obie te kary łącznie.

 
Odzyskiwanie danych jedynym ratunkiem dla biura rachunkowego
Biorąc pod uwagę powyższe uwarunkowania profesjonalne odzyskiwanie danych jest często jedynym ratunkiem dla biura rachunkowego, świadczącego usługi księgowe na rzecz swych klientów. Mimo stosowania przez księgowych i biegłych rewidentów mechanizmów mających na celu podniesienie bezpieczeństwa przetwarzanych przez nich danych, zdarza się, że sprzęt zawodzi. Właśnie najczęściej z takim przypadkami mają do czynienia eksperci w laboratorium odzyskiwania danych MiP Data & Forensic. Na szczęście, dzięki fachowości i wysokiej skuteczności prac nasi klienci z biur rachunkowych mogą spać spokojnie, w zdecydowanej większości przypadków operacje odzyskiwania danych kończą się bowiem sukcesem.