Poczta email stanowi od wielu lat jeden z podstawowych kanałów komunikacji międzyludzkiej, powszechnie wykorzystywana jest również w korespondencji biznesowej. Utrata dostępu do maili może być zatem niezwykle dotkliwa, zwłaszcza, że użytkownicy często nie chronią dodatkowo zawartości korespondencji, ani otrzymywanych załączników.

Znaczenie korespondencji mailowej w życiu współczesnych przedsiębiorstw

Utrata korespondencji mailowej może mieć wiele przyczyn, w zależności od miejsca przechowywania poczty. Także możliwość przywrócenia dostępu do zawartości skrzynki mailowej uzależniona jest od formy zapisu wiadomości. Użytkownicy przechowują bowiem zwykle korespondencję w programie pocztowym zapisanym na dysku twardym komputera, np. w outlooku, w aplikacji na smartfonie, bądź bezpośrednio na serwerze dostawcy poczty, np. gmail, onet, wp, o2. Większe organizacje chronią dodatkowo całą firmową korespondencję na firmowych serwerach, zatem awaria poszczególnej stacji roboczej, bądź omyłkowe wykasowanie pojedynczego wątku nie prowadzą do całkowitej utraty zawartości skrzynki. Niemniej jednak, z poczty elektronicznej korzystają dziś praktycznie wszyscy użytkownicy internetu, jak pokazuje ostatnie badanie przeprowadzone na zlecenie UKE, 71% małych i średnich firm wykorzystuje internet do kontaktów z klientami – można zakładać zatem, że realizują je właśnie z wykorzystaniem poczty email, mimo, że sam internet jest narzędziem kluczowym, niezbędnym dla podstawowej działalności firmy zaledwie dla 26% badanych firm. Dla 42% internet jest ważnym narzędziem, ale ma charakter pomocniczy dla podstawowej działalności firmy, dla 6,7% ma znikome znaczenie, zaś dla 2,3% MŚP zupełnie nie ma znaczenia. Oznacza to, że część firm zupełnie nie korzysta w swej działalności z poczty elektronicznej.

Poczta na dysku komputerowym

W zależności od przyjętej w organizacji polityki, poziomu wiedzy informatycznej oraz wdrożonych rozwiązań, wiele firm używa do obsługi korespondencji mailowej programów Outlook dostarczanych wraz z oprogramowaniem systemowym Windows, czy biurowym office. Na rynku dostępnych jest wiele innych rozwiązań typu The Bat, czy Thunderbird, zatem nawet najbardziej wymagający użytkownik poczty znajdzie coś dla siebie.

Dostęp do poczty skonfigurowanej na komputerze uzależniony jest od sprawności zainstalowanego w nim dysku twardego. Awaria nośnika sprawia, że prócz dostępu do wszystkich zapisanych na nim danych, użytkownik traci również całą zawartość poczty. Jedynym ratunkiem dla plików mailowych pozostaje w przypadku uszkodzenia dysku odzyskiwanie danych w profesjonalnym laboratorium. Podobnie w przypadku przypadkowego wykasowania korespondencji przez użytkownika, bądź celowego usunięcia całej zawartości skrzynki np. przez odchodzącego z pracy pracownika. Na szczęście, w zdecydowanej większości przypadków odzyskanie zawartości programu pocztowego możliwe jest w całości.

Poczta na serwerze w chmurze

Z tego względu, niektórym administratorom bezpieczniejsze wydaje się korzystanie z poczty w chmurze, czyli np. bezpośrednio na serwerach dostawcy, jak np. gmaila dostarczanego przez Google. Niestety, to pozornie bezpieczne rozwiązanie również ma swoje wady.

Po pierwsze – w przypadku wykasowania wiadomości (niezależnie czy celowo, czy omyłkowo), użytkownikowi nie uda się przywrócić dostępu do nich. By firma data recovery mogła zrealizować proces przywracania dostępu do danych musi otrzymać fizyczny nośnik, na którym zostanie przeprowadzona operacja data rescue. Z kolei dostawca usługi pocztowej nie pozwoli na ingerencję w swoje serwery na każde żądanie użytkownika, zarówno ze względu na bezpieczeństwo danych pozostałych klientów przechowywanych w cloudzie, jak również zasobów sprzętowych serwerowni.

Poza tym, może zdarzyć się i tak (chociaż u profesjonalnych podmiotów typu Google takie przypadki praktycznie nie występują), że awaria serwerów dostawcy pozbawi użytkownika na jakiś czas dostępu do usługi, zaś w razie poważnej awarii całkowicie pozbawi użytkownika zawartości skrzynki pocztowej. W takiej sytuacji, w przeciwieństwie do awarii dysku twardego, użytkownik nie będzie miał najmniejszej szansy na odzyskanie danych, nie ma bowiem dostępu do nośnika, który mógłby powierzyć w ręce laboratorium data recovery.

Dla procesu odzyskiwania danych z poczty elektronicznej kluczowe znaczenie ma zatem lokalizacja skrzynki mailowej. I choć trudno wyobrazić sobie dziś funkcjonowanie jakiejkolwiek firmy bez wymiany setek, czy wręcz tysięcy mail dziennie, to przedsiębiorstwa borykają się z utratą korespondencji niezwykle często. Na szczęście w zdecydowanej większości przypadków z pomocą przychodzi profesjonalne laboratorium odzyskiwania danych, którego ekspercie przywracają dostęp do maili utraconych na skutek wykasowania przez użytkownika, czy awarii dysku twardego.